Les informations documentaires et techniques sont regroupées dans une même et unique base de données, créée à l'initiative du CNC et partagée notamment avec la Cinémathèque française, la Cinémathèque de Toulouse et la Cinémathèque de Grenoble. Chaque film y est présenté par une notice. Elle comprend le relevé du générique, c'est-à-dire les mentions de titre original, réalisation, production, acteurs, date de production et date de sortie du film, quand celles-ci sont présentes sur les éléments conservés.
Parallèlement, les données techniques décrivent le type de support, les procédés couleur et sonores, le format et le cadrage.
Toutes ces informations sont identifiées à partir de l’examen détaillé des divers éléments qui composent un film, négatif image, bandes son, interpositif, copies, etc.
La description de l'oeuvre comprend un résumé et des mots clés explicitant les sujets traités. La rubrique "genre" apporte des précisions quant à la forme de la narration, aux techniques utilisées au tournage, au mode de production. Le film est également renseigné à partir d’une liste de thèmes et de sous-thèmes.
L’identification et la datation d’un film ancien sans générique s’appuient sur un ensemble d’indices relevés dans l’image, sur les boîtes, sur les amorces : mentions manuscrites, inserts, lieux de tournage, logos, acteurs, etc.
Lorsque des recherches approfondies sont nécessaires pour identifier et documenter un film ou un corpus, le CNC fait appel aux compétences de spécialistes : historiens, experts ou critiques.
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